Vender algo a un comprador que está a cientos de kilómetros

Una venta entre particulares tenía antes un momento natural de ceremonia. Las dos personas en la misma habitación, el dinero sobre la mesa, dos firmas en un mismo papel, las llaves entregadas. El documento era casi accesorio: la protección real era que estabas allí.

Ahora el comprador ha encontrado el anuncio a cuatrocientas millas de distancia, quiere pagar por transferencia bancaria y manda un camión el jueves. La ceremonia ha desaparecido. El documento es todo lo que tienes, y la mayoría de la gente lo maneja de la peor forma posible.

Lo habitual es imprimir, firmar, fotografiar y enviar por correo

Funciona, en el sentido de que produce un archivo. Como prueba no vale casi nada, y merece la pena ser preciso sobre por qué.

Lo que acabas teniendo es la fotografía de un papel. No lleva ninguna hora fiable: la marca de tiempo de una imagen la fija el dispositivo que la tomó y se puede cambiar. No aporta ninguna prueba de que la otra persona llegara a ver la página que supuestamente firmó, y menos aún las condiciones que figuran en ella. No dice nada sobre quién hizo la foto. Y como cada uno firmó una impresión distinta en un momento distinto, con frecuencia acabas con dos documentos en lugar de uno, y sin manera de establecer que las páginas coinciden.

Si nunca se cuestiona, nada de eso importa. Solo importa el día en que se cuestiona, que es el único día para el que el documento existía.

Lo que el papel tiene que decir realmente

Antes de preocuparte por la firma, ajusta el contenido. Un contrato de compraventa (bill of sale) hace tres cosas a la vez: transferir la propiedad, dejar constancia del precio y —lo que se olvida— poner fin a tu responsabilidad por lo que ocurra después.

• La fecha de la venta y, si son distintas, la fecha en que la posesión se transfiere de verdad.
• Los nombres legales completos y los domicilios de ambas partes.
• Una descripción inequívoca del bien. En un vehículo, eso significa el VIN, no solo año, marca y modelo.
• La lectura del cuentakilómetros en el momento de la venta, en el caso de un vehículo.
• El precio y cómo se pagó.
• Una declaración explícita de venta tal cual, sin garantía, si ese es el acuerdo. El silencio en este punto es lo que convierte una venta cerrada en una llamada seis semanas después por una caja de cambios.
• Las firmas de ambas partes.

Fíjate en que la firma del comprador importa tanto como la tuya. Un documento que solo has firmado tú no acredita que él aceptara el estado de lo que compró.

Hacerlo bien cuando no hay nadie en la habitación

La mecánica que sustituye a la mesa de la cocina no tiene ningún glamur, y es toda la diferencia:

1. Un documento, no dos. Ambas partes firman el mismo archivo, cada una en sus propios campos, en lugar de imprimir cada una su copia. Nunca hay duda de si las páginas coinciden, porque hay un solo juego de páginas.
2. Un orden de firma, si el dinero se mueve por fases. La firma secuencial libera los campos del comprador solo después de que hayas firmado tú, lo cual importa cuando el orden de quién se compromete primero forma parte de la negociación.
3. Un registro escrito según sucede. Cuándo abrió cada parte el documento, desde qué dirección, que consintió firmar electrónicamente antes de que se abriera ningún campo, y cuándo llegó cada firma: registrado en el momento, con el reloj de un servidor y no con el de un dispositivo.
4. Una copia final sellada. Un PDF con ambas firmas incrustadas en las páginas, un certificado de finalización adjunto y un resumen SHA-256 para que cualquiera de los dos pueda demostrar después que el archivo no ha cambiado.

Ese último punto corta en las dos direcciones, y es el argumento que suele convencer a un comprador reticente: obtiene la misma protección que tú. Ninguna de las dos partes puede modificar en silencio la copia que tiene.

No se le pide al comprador que confíe en ti. Se le entrega un documento que ninguno de los dos puede alterar sin que se note.

La situación en la que esta es la respuesta equivocada

Aquí es donde te decimos que no nos uses.

Algunos estados de EE. UU. exigen que un contrato de compraventa de vehículo o una transferencia de título esté notarizado. En el momento de escribir esto, eso incluye Louisiana, Maryland, Montana, Nebraska, New Hampshire y West Virginia, aunque es justo el tipo de norma que cambia y que varía según el tipo de operación: trata al DMV de tu estado como la autoridad, no esta página.

Si se exige la intervención de notario, una firma electrónica no la satisface. Ni la nuestra ni la de nadie. Un notario da fe de la identidad de una manera que ninguna plataforma de firma realiza. Necesitas un notario, o un servicio de notarización remota en línea (remote online notarization) en un estado de EE. UU. que la permita. Enviar el documento por closeit.fast en su lugar produciría un archivo estupendamente documentado que el DMV rechaza.

Dos puntos relacionados que conviene conocer:

• El formulario del DMV a menudo no es opcional. Muchos estados publican su propio contrato de compraventa y solo aceptan ese formulario para la matriculación. Tu propio documento puede seguir siendo útil como contrato entre tú y el comprador, pero no sustituye al papeleo del estado.
• La transferencia de título es un acto aparte. El contrato de compraventa deja constancia de la operación. Firmar el título es lo que mueve la matriculación y, según el estado, eso puede tener sus propios requisitos de testigos.

La parte que te protege después de que llegue el dinero

La mayoría de las disputas en ventas entre particulares no van sobre si hubo o no una venta. Van sobre cuándo ocurrió y sobre qué se dijo acerca del estado del bien.

Un documento fechado y sellado, con una cláusula de venta tal cual que el comprador demostrablemente leyó y firmó, responde a las dos. La fotografía de una página no responde bien a ninguna. Si una multa o un accidente llega a tu nombre quince días después de que pasara el camión, lo útil que hay que tener es un registro que acredite que la posesión se transfirió un día concreto, a una hora concreta, con el reconocimiento del comprador adjunto.

Eso no es un argumento a favor de nuestro producto en particular. Es un argumento a favor de tratar el documento como lo que hace el trabajo, ahora que estar de pie en la habitación ya no puede hacerlo.

Un sobre al mes es gratis aquí, para siempre, y produce la misma pista de auditoría, el mismo certificado y el mismo PDF sellado que el plan de pago. Una venta entre particulares tiene exactamente la forma de lo que cabe ahí dentro.