Den Freelance-Vertrag unterschreiben lassen, bevor die Arbeit beginnt

Der Vertrag bleibt nicht liegen, weil Freiberufler Verträge nicht verstehen würden. Er bleibt liegen, weil es sich wie Misstrauen anfühlt, ihn genau in dem Moment anzusprechen, in dem beide Seiten begeistert sind. Die Abhilfe ist mechanisch: Halten Sie die Vereinbarung kurz genug, um sie in vier Minuten zu lesen, schicken Sie sie in derselben Nachricht, die den Starttermin bestätigt, und behandeln Sie die Unterschrift als das, was die Arbeit beginnen lässt, und nicht als Formalie, die ihr hinterherläuft.

Warum er liegen bleibt

Ein Kunde sagt an einem Donnerstagnachmittag zu. Sie wollen am Montag anfangen. Eine sechsseitige Vereinbarung in dieses Gespräch zu schicken, fühlt sich an, als würden Sie seine Temperatur ändern, also sagen Sie, Sie würden etwas rüberschicken — und dann stecken Sie zwei Wochen in der Arbeit, ohne dass etwas unterschrieben wäre, und es ist kein bequemer Moment mehr übrig, in dem Sie es ansprechen könnten.

Alles daran ist sozial. Nichts daran ist juristisch. Also sind auch die nützlichen Eingriffe sozial.

Was das Dokument enthalten muss

Kurz ist nicht dasselbe wie dünn. Eine einseitige Vereinbarung, die das Folgende abdeckt, ist mehr wert als eine Vorlage voller Klauseln, die keiner von Ihnen beiden gelesen hat:

• Leistungsumfang, im Konkreten. „Eine Marketing-Website“ ist kein Umfang. „Sechs Seitenvorlagen, zwei Korrekturrunden, Desktop und Mobil“ schon. Die meisten Streitigkeiten in der freiberuflichen Arbeit sind Umfangsstreitigkeiten in einem anderen Kostüm.
• Ergebnisse und Termine. Was geliefert wird, wann, und was der Kunde beisteuern muss, damit es pünktlich geliefert werden kann.
• Honorar und Zahlungsplan. Betrag, Währung, Anzahlung, Zeitpunkte der Rechnungsstellung, Zahlungsfrist in Tagen. Die Anzahlung ist die einzelne Klausel, die am stärksten damit zusammenhängt, überhaupt bezahlt zu werden.
• Korrekturrunden. Wie viele enthalten sind und was eine zusätzliche kostet. Ohne eine Zahl ist „kurz noch ein paar Kleinigkeiten“ unbegrenzt.
• Geistiges Eigentum. Wann die Rechte übergehen und unter welcher Bedingung. Der Übergang bei Schlusszahlung ist die übliche Regelung, und es lohnt sich, sie hinzuschreiben, statt sie vorauszusetzen.
• Vorzeitige Beendigung. Welche Frist jede Seite einhält und was für bereits geleistete Arbeit geschuldet wird.
• Anwendbares Recht. Ein Satz. Er kostet nichts, wenn er drinsteht, und sehr viel, wenn später darüber gestritten wird.

Ist der Kunde ein Unternehmen, ergänzen Sie, wer befugt ist, Arbeit abzunehmen. „Der Gründer fand es großartig, die Marketingleitung nicht“ ist ein sehr teurer Satz.

Das Verschicken

Die Mechanik zählt mehr, als sie sollte:

1. Schicken Sie sie innerhalb der Zusage. Antworten Sie in dem Thread, der das Projekt bestätigt hat, noch am selben Tag. „Sehr gerne — hier ist die Vereinbarung, sie ist eine Seite lang, und mit Ihrer Unterschrift stehen Sie für den 14. in meinem Kalender.“
2. Geben Sie der Unterschrift eine Aufgabe. Eine Unterschrift, die Kapazität reserviert, einen Satz festschreibt oder einen Starttermin auslöst, ist etwas, das Ihr Kunde tun will. Eine Unterschrift, die „nur für meine Unterlagen“ ist, ist etwas, das er später tut.
3. Unterschreiben Sie zuerst. Ein Dokument, das bereits von Ihnen unterschrieben ankommt, ist eine Entscheidung und keine Verhandlung.
4. Hängen Sie kein PDF an und bitten Sie nicht darum, es auszudrucken. Drucken, unterschreiben, scannen und zurücksenden sind vier Schritte, und mindestens einer davon braucht ein Gerät, das Ihr Kunde vielleicht gar nicht mehr besitzt.

Die Zahl der nicht unterschriebenen Freiberuflerverträge auf der Welt ist kein Maß für die Professionalität irgendeines Menschen. Sie ist ein Maß dafür, wie viele Schritte zwischen dem Ja und der Unterschrift standen.

„Können Sie nicht einfach anfangen?“

Manchmal lautet die Antwort tatsächlich ja, und eine Absage kostet Sie den Auftrag. Wenn Sie ohne Unterschrift anfangen, tun Sie die kleinstmögliche Version des Richtigen: Schicken Sie eine kurze E-Mail, in der Leistungsumfang, Honorar und Starttermin stehen, und bitten Sie um eine bestätigende Antwort. Das ist eine schriftliche Aufzeichnung, die eine Vereinbarung enthält, und ein E-Mail-Wechsel hat schon sehr viele Streitigkeiten beigelegt.

Schicken Sie dann die richtige Vereinbarung noch in derselben Woche, solange alle noch zufrieden miteinander sind.

Das Aufbewahren

Eine unterschriebene Vereinbarung nützt nur, wenn Sie sie in zwei Jahren noch vorlegen können, und dahinter steht ein Gesetz. ESIGN § 7001(d) behandelt eine elektronische Aufzeichnung als Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht, wenn sie die Informationen zutreffend wiedergibt, für alle Berechtigten zugänglich bleibt und in einer Form vorliegt, die sich originalgetreu reproduzieren lässt.

In der Praxis: Laden Sie das fertige PDF und sein Abschlusszertifikat herunter und legen Sie beides an einen Ort, den Sie kontrollieren, statt sich darauf zu verlassen, dass das Dashboard irgendeines Anbieters in fünf Jahren noch existiert. Bewahren Sie die Datei genau so auf, wie sie heruntergeladen wurde — ein erneutes Speichern aus einem PDF-Betrachter schreibt die Bytes neu und zerstört den Hash, mit dem Sie sonst zeigen könnten, dass sie sich nicht verändert hat.

Was die Unterschrift nicht klärt

Eine unterschriebene Vereinbarung hält fest, worauf Sie beide sich geeinigt haben. Sie macht keine Bedingungen durchsetzbar, die es nicht waren, sie belegt nicht, dass die unterzeichnende Person befugt war, ihren Arbeitgeber zu binden, und sie ersetzt nicht das pünktliche Rechnungstellen. Was sie beseitigt, ist der Streit darüber, was vereinbart war, und das ist der Streit, den Sie am ehesten gehabt hätten.